Digitaler Dreisprung

Glück im Unglück hatte die Kehler Spedition Papp, als im März 2020 die Corona-Krise ausbrach und die Ausgangsbeschränkungen verhängt wurden. Von einem Tag auf den anderen musste die Hälfte des Personals von zu Hause arbeiten. Sämtliche Bereiche der Verwaltung waren betroffen, so dass auch 8 der insgesamt 16 Disponenten ihren gewohnten Arbeitsplatz aufgeben mussten. „Im Januar hätten wir unter diesen Bedingungen noch nicht arbeiten können“, berichtet Geschäftsführer Christof Klar. „Erst seit Februar sind unsere Prozesse vollständig digitalisiert, was uns die Türen zum Home-Office weit geöffnet hat.“

Vorausgegangen war ein ambitioniertes IT-Projekt mit einer rund zwölfmonatigen Planungsphase. Die früheren Prozesse mit Exceldateien, einem veralteten DOS-Programm und diversen physischen Abstimmungswegen zwischen Disposition und Administration wurden dabei auf den Kopf gestellt. „Mir fehlte vor allem die Transparenz über das aktuelle Tagesgeschehen“, erinnert sich Klar, dem von Anfang an ein durchgängiges Transportmanagementsystem für Disposition, Controlling, Dokumentenmanagement und Abrechnung vorschwebte. Neben den Prozessen innerhalb der einzelnen Standorte wollte er damit auch die Kooperation zwischen den Niederlassungen vereinfachen und den Papierverbrauch minimieren.

Im Zuge des Auswahlprozesses besuchte er sechs Referenzkunden von drei Softwarehäusern, so dass er im Februar 2019 eine fundierte Entscheidung treffen konnte. „Die Logistiksoftware M3 von Dr. Malek Software war und ist für uns die richtige Lösung“, stellt Klar fest.

Neben der Software wollte der gelernte Spediteur und Diplom-Kaufmann aber auch die Hardware komplett erneuern. Neue, 25 Zoll große Bildschirme standen dabei ebenso im Investitionsplan wie die Umstellung auf den Cloud-Betrieb mit Thin Clients, die sich über ein Netzwerk mit dem Cloud-Server verbinden und dessen Ressourcen nutzen. „Dadurch sparen wir die Kosten für das Administrieren eigener Server und unsere Mitarbeiter sind wesentlich flexibler,“ fasst Klar zusammen. Durch die neue Architektur brauchen die Mitarbeiter lediglich ihren Thin Client und zwei Monitore, um sich bei Bedarf auch zu Hause einen kompromisslosen Arbeitsplatz einzurichten. „Die Einführung von M3, Thin Clients und Cloud haben wir komplett in einem großen Digitalisierungs-Wurf geschafft“, betont Klar, der im Januar 2020 nach zwei Monaten die Einführungsphase inklusive Schulung abschließen konnte. Dabei wurde nicht nur der Zeitplan, sondern auch das Kosten-Budget exakt eingehalten, so dass Klar hier von einer „Punktlandung“ spricht. Ab dem 1. Februar habe alles sofort funktioniert und es seien nur noch wenige Anpassungen notwendig gewesen. Seitdem beginnt für den Geschäftsführer jeder Arbeitstag mit einem Blick auf sein M3-Dashboard, das ihn über die Ergebnisse des Vortags informiert. „Durch die Digitalisierung habe ich völlige Transparenz über den Geschäftsverlauf und sehe sofort, wo mein Eingreifen erforderlich ist“, freut sich Klar.

Zu den sichtbarsten Veränderungen im Speditionsalltag von Papp zählt, dass jetzt rund 70 Prozent weniger Papier ausgedruckt wird. Herkömmliche Rechnungen erhalten Kunden nur noch auf ausdrücklichen Wunsch. Der überwiegende Teil der Abwicklung läuft digital: Die noch vorhandenen Belege werden gescannt und im M3 Dokumenten-Mangement-system (DMS) archiviert. In diesem Zuge konnte Papp die Zahl der Laserdrucker am Standort Kehl von früher sechs auf nunmehr drei reduzieren. Mittel- und langfristig schrumpft dadurch auch der Platzbedarf für das analoge Archiv. Derzeit beanspruchen die gelagerten Aktenordner noch rund 100 Meter Regalfläche, wobei jedes Jahr einer Strecke von 10 Metern entspricht. „Ab 2020 werden hier jährlich nur noch 1,5 Meter hinzukommen, so dass wir in Zukunft zwei ganze Räume einsparen werden“, kalkuliert der Geschäftsführer.

Die größte Einsparung bringt M3 jedoch durch die vereinfachten und beschleunigten Prozesse. Der Personalaufwand in der Administration wurde von sechs auf nur noch vier Mitarbeiter reduziert, wobei niemand entlassen wurde. Die ausgeschiedenen Kollegen hatten durchweg die Altersgrenze erreicht und wurden pensioniert. „Das geplante Wachstum können wir mit der bestehenden Mannschaft locker bewältigen“ freut sich Klar. Die Zahl der Disponenten blieb hingegen unverändert: 16 Mitarbeiter beschäftigen sich bei Papp mit dem Kalkulieren, Planen, Organisieren und Vergeben von Touren, wobei sie jetzt von der grafischen Bedienoberfläche von M3 unterstützt werden.

Neben der deutlich verbesserten Ergonomie profitiert das Unternehmen von minimierten Kreditausfällen. Eine neu geschaffene Schnittstelle zwischen Finanzbuchhaltung und M3 warnt die Disponenten, sobald ein Kunde sein Kreditlimit erreicht hat. Das Anlegen eines neuen Auftrags ist dann nur mit Zustimmung der Geschäftsleitung möglich.
Trotz aller Vorteile wollten sich manche Disponenten aber nicht sofort von der analogen Technik verabschieden. „In den ersten Wochen wurde zum Teil noch parallel mit M3 und Papier gearbeitet“, bestätigt Klar. Diese Doppelarbeit endete erst mit dem verordneten Umzug ins Home-Office im März 2020. „Zuhause stehen unseren Mitarbeitern keine Drucker zur Verfügung, sodass es dort keine Alternative zum digitalen Arbeiten gibt“, erläutert Klar, der sich umso mehr über die positiven Reaktionen seiner „Heimarbeiter“ freut: „Die anfangs noch skeptischen Disponenten berichteten mir ganz begeistert, dass sie jetzt völlig problemlos ohne Papier arbeiten können.“

Fazit: Die Umstellung auf M3 und Cloud Computing kam für die Spedition Papp genau zur rechten Zeit. Neben dem Gewinn an Produktivität und Transparenz lassen sich die im Rahmen der Corona-Krise geforderten Heimarbeitsplätze problemlos realisieren. In spätestens drei Jahren soll sich die Investition amortisiert haben.